各街道（鄉(xiāng)），區(qū)直各單位：

岳陽(yáng)樓區(qū)檔案館新館已正式投入使用，根據(jù)《檔案法》和《湖南省檔案管理?xiàng)l例》的相關(guān)規(guī)定要求，為豐富館藏資源，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，方便查閱利用，決定開(kāi)展區(qū)檔案館新館檔案接收工作。現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一、移交檔案范圍

1. 按《岳陽(yáng)樓區(qū)檔案館進(jìn)館檔案整理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》（附件1）要求整理好的永久和長(zhǎng)期（定期30年）的文書(shū)檔案。

2. 在區(qū)檔案館接收范圍的檔案，自檔案形成之日起滿(mǎn)10年，向檔案館申請(qǐng)移交。

二、移交工作要求

1. 移交進(jìn)館的檔案，要按照國(guó)家規(guī)范要求，做到分類(lèi)科學(xué)；保管期限劃分準(zhǔn)確；案卷組卷合理；卷內(nèi)（歸檔）文件目錄項(xiàng)目填（錄）制正確，完整、規(guī)范；頁(yè)號(hào)、件號(hào)編制準(zhǔn)確、規(guī)范；題名能全面概括案卷內(nèi)容，文字簡(jiǎn)練通順；案卷裝訂符合要求，備考表填制完整；書(shū)寫(xiě)時(shí)不得使用易褪色墨水，打印卷皮時(shí)要檢查磨粉附著力大小，易擦去的則采取人工書(shū)寫(xiě)方法。

2. 紙質(zhì)檔案進(jìn)館前應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化掃描處理，其數(shù)字化副本必須與檔案實(shí)體一同移交進(jìn)館。數(shù)字化副本需經(jīng)檔案館確定符合要求，且完成掛接后，方可進(jìn)行實(shí)體檔案移交和開(kāi)展檔案查閱利用工作。

3. 檢索工具及反應(yīng)本次移交檔案的立卷說(shuō)明必須隨檔案一并移交。檢索工具一般一式兩套。立卷說(shuō)明的內(nèi)容包括：本機(jī)關(guān)單位組織機(jī)構(gòu)、歷史沿革；本機(jī)關(guān)單位職責(zé)職能；本次移交檔案整理的分類(lèi)方案，本次移交檔案情況和內(nèi)容介紹，本次移交檔案的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)；收集、整理中存在的問(wèn)題和做法。

三、檔案進(jìn)館流程

1. 立檔單位向檔案館提出移交進(jìn)館申請(qǐng)，并提供移交清冊(cè)。

2. 檔案館對(duì)提出申請(qǐng)單位擬移交進(jìn)館檔案整理質(zhì)量進(jìn)行初步檢查驗(yàn)收，對(duì)不符合進(jìn)館要求檔案提出整改意見(jiàn)，移交單位對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行整改。

3. 檔案館驗(yàn)收合格后，辦理移交手續(xù)。移交檔案時(shí)，移交、接收單位雙方必須當(dāng)面認(rèn)真清點(diǎn)，做到移交清冊(cè)中的檔案數(shù)量與實(shí)際數(shù)量一致。并按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)填寫(xiě)《檔案交接文據(jù)》（一式三份），由雙方負(fù)責(zé)人簽字，并加蓋單位印章。

4. 檔案數(shù)字化副本在檔案館完成掛接后。檔案實(shí)體移交進(jìn)館，除塵殺菌后，整理上架。

該通知最終解釋權(quán)歸岳陽(yáng)樓區(qū)檔案館。

聯(lián)系人：潘佳穎

聯(lián)系電話(huà)：0730-8245420

附件1

岳陽(yáng)樓區(qū)檔案館進(jìn)館檔案整理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

一、文書(shū)檔案

1. 2000年（含）以前的文件材料以“卷”為單位進(jìn)行整理。標(biāo)準(zhǔn)按照《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)》（國(guó)檔發(fā)〔1987〕27號(hào)）、《文書(shū)檔案案卷格式》（國(guó)檔發(fā)〔1988〕17號(hào)）和《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T13-94）執(zhí)行。

2. 2001年至2015年的文件材料以“件”為單位進(jìn)行整理，標(biāo)準(zhǔn)按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）執(zhí)行，2007年（含）以后的檔案整理結(jié)合《機(jī)關(guān)檔案文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第8號(hào)）執(zhí)行。

3. 2016年（含）以后的文件材料以“件”為單位進(jìn)行整理，標(biāo)準(zhǔn)按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）和《機(jī)關(guān)檔案文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行。

二、各行業(yè)、專(zhuān)業(yè)（專(zhuān)門(mén)）檔案。按照各行業(yè)、專(zhuān)業(yè)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。無(wú)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)可參照《文書(shū)檔案案卷格式》或《歸檔文件整理規(guī)則》執(zhí)行。

附件2

檔案移交和接收進(jìn)館工作流程圖