2022年4月7日,國(guó)家檔案局正式發(fā)布《實(shí)物檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T89—2022,以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范》),填補(bǔ)了國(guó)內(nèi)實(shí)物檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的空白,標(biāo)準(zhǔn)自2022年7月1日起實(shí)施。《規(guī)范》規(guī)定了實(shí)物檔案數(shù)字化工作的組織與管理,以及實(shí)物檔案數(shù)字化前處理、數(shù)字化采集、影像處理與實(shí)物檔案驗(yàn)收、移交和入庫(kù)等工作要求。

背景情況

    《中華人民共和國(guó)檔案法》對(duì)推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用作出了明確規(guī)定。很多單位在實(shí)施紙質(zhì)、聲像檔案數(shù)字化的同時(shí),也開(kāi)始嘗試開(kāi)展實(shí)物檔案的數(shù)字化工作。由于實(shí)物檔案本身具有種類(lèi)多樣、形狀復(fù)雜、數(shù)量相對(duì)較少等特點(diǎn),大部分單位只限于簡(jiǎn)單的拍照提供利用,不能直觀反映檔案的真實(shí)情況,個(gè)別實(shí)物檔案經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期保存,相比原貌發(fā)生了較大差別,現(xiàn)有的檔案數(shù)字化規(guī)范難以滿足實(shí)物檔案數(shù)字化的需要。鑒于實(shí)物檔案的重要價(jià)值、瀕危檔案保護(hù)的嚴(yán)峻形勢(shì),有必要盡快探索研究實(shí)物檔案數(shù)字化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),指導(dǎo)開(kāi)展實(shí)物檔案數(shù)字化工作,從而更好滿足檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的時(shí)代要求。

    按照全國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)第二十五次年會(huì)統(tǒng)一安排,明確由國(guó)家電網(wǎng)有限公司牽頭承擔(dān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《規(guī)范》的編制工作。在國(guó)家檔案局的指導(dǎo)和支持下,國(guó)家電網(wǎng)有限公司高度重視,精心組織,選拔專業(yè)力量,組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),加強(qiáng)科研攻關(guān),多方征求檔案領(lǐng)域內(nèi)相關(guān)專家意見(jiàn)建議,不斷修改完善《規(guī)范》�！兑�(guī)范》自立項(xiàng)至正式印發(fā),歷經(jīng)現(xiàn)場(chǎng)和遠(yuǎn)程調(diào)研10余次,專家評(píng)審和論證6次,向全國(guó)各有關(guān)單位征求意見(jiàn)1次,共征集行業(yè)各有關(guān)單位和專家意見(jiàn)125條,采納意見(jiàn)113條,易稿10次。

編制原則

    《規(guī)范》編制過(guò)程中,主要遵循以下基本原則:

    一是明確依據(jù),統(tǒng)籌布局。依據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)制定原則、國(guó)家現(xiàn)行建設(shè)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)化工作的相關(guān)規(guī)定,以及紙質(zhì)檔案、聲像檔案、錄音錄像檔案等專業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),參照最新檔案工作要求,合理確定實(shí)物檔案數(shù)字化原則、技術(shù)要求及工作流程等,確�！兑�(guī)范》的一致性和時(shí)效性。

    二是廣泛調(diào)研,深入研討。廣泛查閱國(guó)內(nèi)外相關(guān)文獻(xiàn)資料,實(shí)地調(diào)研博物館、檔案館等典型機(jī)構(gòu),結(jié)合各行業(yè)數(shù)字化現(xiàn)狀、成本效益等因素,形成《規(guī)范》的框架結(jié)構(gòu)。加強(qiáng)編寫(xiě)組內(nèi)部溝通與研討,深入分析研究,明確實(shí)物檔案數(shù)字化相關(guān)術(shù)語(yǔ),逐步完善《規(guī)范》章節(jié)內(nèi)容,確�！兑�(guī)范》的實(shí)用性和普適性。

    三是反復(fù)驗(yàn)證,不斷完善。圍繞實(shí)物檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)需求和技術(shù)要點(diǎn),借鑒文物、工業(yè)測(cè)繪等行業(yè)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),從工作術(shù)語(yǔ)到管理規(guī)范,從技術(shù)原理到操作規(guī)程,逐項(xiàng)細(xì)化設(shè)計(jì)、反復(fù)驗(yàn)證,確保《規(guī)范》的適用性和專業(yè)性。

主要內(nèi)容

    《規(guī)范》共分13章48小節(jié),包括范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語(yǔ)和定義、總體要求、組織與管理、檔案出庫(kù)、數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立、數(shù)字化采集、影像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交、檔案歸還入庫(kù)等。

    《規(guī)范》界定了實(shí)物檔案的基本范疇,即“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中制作或獲取的,以特定有形物品存在的具有保存價(jià)值的實(shí)物”可視為實(shí)物檔案,較為典型的實(shí)物檔案有“獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、錦旗、證書(shū)、印章、印模、產(chǎn)品、標(biāo)本、工具設(shè)備等”。同時(shí),《規(guī)范》明確了該標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍,即適用于各級(jí)各類(lèi)檔案室、檔案館采用拍攝、掃描等方式對(duì)實(shí)物檔案數(shù)字化加工過(guò)程的管理。在數(shù)字化實(shí)施過(guò)程中,應(yīng)根據(jù)檔案的珍貴程度、開(kāi)放程度、利用率、亟待搶救程度、數(shù)字化資金情況等因素,統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)開(kāi)展實(shí)物檔案數(shù)字化工作,并采用有效的管理和技術(shù)手段,確保實(shí)物檔案數(shù)字化成果質(zhì)量,真實(shí)反映實(shí)物檔案的有關(guān)信息,最大限度地展現(xiàn)檔案原貌。

    1.工作組織與制度管理

    《規(guī)范》規(guī)定了實(shí)物檔案數(shù)字化工作的組織機(jī)構(gòu)及人員配備要求,應(yīng)建立實(shí)物檔案數(shù)字化工作組織,對(duì)數(shù)字化工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實(shí)施、協(xié)調(diào)管理、安全保障、技術(shù)保障、監(jiān)督檢查、成果驗(yàn)收等,確保數(shù)字化工作順利開(kāi)展;從事實(shí)物檔案數(shù)字化工作人員應(yīng)熟悉檔案業(yè)務(wù)并具有較高的調(diào)查研究水平和良好的組織領(lǐng)導(dǎo)能力、熟悉相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范并具備一定數(shù)字化基礎(chǔ)知識(shí)和技術(shù)能力等。

    為確保數(shù)字化工作達(dá)到預(yù)期目標(biāo),要求在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上,制定科學(xué)合理的工作方案,明確數(shù)字化對(duì)象、工作目標(biāo)、工作內(nèi)容、成本核算、數(shù)字化技術(shù)方法和指標(biāo)、驗(yàn)收依據(jù)、人員安排、責(zé)任分工、進(jìn)度安排等具體事項(xiàng)。

    2.基礎(chǔ)設(shè)施與文件管理

    為加強(qiáng)實(shí)物檔案實(shí)體的保護(hù),《規(guī)范》對(duì)實(shí)物檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施作出規(guī)定,要求配備專用加工場(chǎng)地,并進(jìn)行合理布局,形成檔案存放、數(shù)字化前處理、檔案著錄、數(shù)字化采集、影像處理、質(zhì)量檢查等工作區(qū)域,同時(shí)配備防火、防水、防有害生物、防盜報(bào)警、視頻監(jiān)控等設(shè)施設(shè)備。為更好滿足數(shù)字化工作需要,應(yīng)合理規(guī)劃、配備和管理實(shí)物檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備。

    為加強(qiáng)實(shí)物檔案數(shù)字化工作文件管理,《規(guī)范》要求對(duì)實(shí)物檔案數(shù)字化工作方案、實(shí)物檔案數(shù)字化審批書(shū)、實(shí)物檔案數(shù)字化流程單、數(shù)據(jù)驗(yàn)收單、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、實(shí)物檔案數(shù)字化成果移交清單等重要文件及時(shí)進(jìn)行整理、歸檔、移交。

    3.工作流程管理

    實(shí)物檔案數(shù)字化的主要流程環(huán)節(jié)包括:數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立、數(shù)字化采集、影像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交等(如圖所示)。為確保數(shù)字化工作規(guī)范有序開(kāi)展,《規(guī)范》要求對(duì)實(shí)物檔案數(shù)字化工作進(jìn)行全過(guò)程管控,并建立問(wèn)題反饋機(jī)制,對(duì)數(shù)字化工作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)反饋和修正。

實(shí)物檔案數(shù)字化流程示例圖

    關(guān)于數(shù)字化前期準(zhǔn)備工作(第6、7、8章),此階段包括檔案出庫(kù)、數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立等工作。檔案保管部門(mén)按照實(shí)物檔案數(shù)字化工作方案確定的數(shù)字化對(duì)象,開(kāi)展檔案調(diào)取、清點(diǎn)、登記等前期準(zhǔn)備工作,并提交檔案出庫(kù)申請(qǐng),經(jīng)批準(zhǔn)后按照檔案庫(kù)房管理規(guī)定為數(shù)字化對(duì)象辦理出庫(kù)相關(guān)手續(xù)。檔案出庫(kù)后,應(yīng)及時(shí)確定實(shí)物檔案數(shù)字化對(duì)象的特征點(diǎn),對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行外觀檢查,對(duì)實(shí)物檔案編號(hào)、材質(zhì)、外形等信息,以及存在的問(wèn)題進(jìn)行記錄。為便于實(shí)物檔案數(shù)字化成果的管理和利用,應(yīng)按照《檔案著錄規(guī)則》建立規(guī)范的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

    關(guān)于數(shù)字化采集工作(第9章),《規(guī)范》根據(jù)實(shí)物檔案的展示類(lèi)型和特點(diǎn),提出了平面掃描、三維掃描、數(shù)碼拍照、環(huán)物攝影四種采集方式。其中,平面掃描適用于能以二維靜態(tài)圖像形式展示的實(shí)物檔案,如獎(jiǎng)狀、證書(shū)、印模等;三維掃描適用于能以三維立體影像形式展示的實(shí)物檔案,如獎(jiǎng)杯、產(chǎn)品、標(biāo)本、工具設(shè)備等;數(shù)碼拍照適用于能以二維靜態(tài)圖像形式展示的實(shí)物檔案,如獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗等;環(huán)物攝影適用于能以三維全景影像形式展示的實(shí)物檔案,如生產(chǎn)工具、設(shè)施設(shè)備等大型實(shí)物檔案。

    數(shù)字化采集過(guò)程中,應(yīng)統(tǒng)籌考慮檔案原件實(shí)際情況、數(shù)字化目的和規(guī)模、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)條件等因素,選擇合適的采集方式和設(shè)備,合理設(shè)置設(shè)備參數(shù),嚴(yán)格遵守操作流程,確保數(shù)字化采集工作質(zhì)量。

    關(guān)于數(shù)字化后期處理工作(第10、11章),此階段包括影像處理、數(shù)據(jù)掛接、成果驗(yàn)收與移交等工作。為保證采集后數(shù)字影像清晰、完整、不失真,便于后期管理和使用,數(shù)字化工作人員應(yīng)根據(jù)數(shù)字化采集影像的實(shí)際情況,及時(shí)對(duì)數(shù)字化影像采取旋轉(zhuǎn)、糾偏、去污、拼接、裁剪、降噪及數(shù)據(jù)平滑等處理措施,力求影像效果最接近檔案原貌。數(shù)字化影像經(jīng)過(guò)處理后,應(yīng)及時(shí)將數(shù)據(jù)庫(kù)中的目錄數(shù)據(jù)與其對(duì)應(yīng)的實(shí)物檔案數(shù)字化影像進(jìn)行掛接,以實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字影像的關(guān)聯(lián)。

    4.數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交

    為保證數(shù)字化成果100%達(dá)到預(yù)期目標(biāo),《規(guī)范》對(duì)數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交工作作出規(guī)定,要求成立專門(mén)的驗(yàn)收組,采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)與人工檢驗(yàn)相結(jié)合的方式,對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的數(shù)字化成果按照實(shí)物檔案數(shù)字化工作方案及時(shí)移交,并履行檔案入庫(kù)交接手續(xù)。

    5.數(shù)字化外包管理

    《規(guī)范》提出在需要外包的情況下,檔案部門(mén)應(yīng)從企業(yè)性質(zhì)、股東組成、資金來(lái)源(構(gòu)成)、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊(cè)資金情況等方面,嚴(yán)格審查評(píng)估外包企業(yè)的相關(guān)資質(zhì)和技術(shù)能力。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,外包企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格遵守《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》開(kāi)展數(shù)字化工作;同時(shí),檔案部門(mén)應(yīng)指派專門(mén)人員參與外包業(yè)務(wù)的監(jiān)督、指導(dǎo),完成質(zhì)量監(jiān)控、進(jìn)度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通等方面的工作。